用好这5个沟通工具,绝对收到货!

人类是群居动物,活在社会上,就需要无时无刻的与他人沟通,去配合他人,或是让他人配合自己的工作。很多时候,个体的效率低,问题不是出现在执行力,而是往往选择了错误的沟通工具及沟通方式,导致反反复复,拖沓不前,伤己扰民,最终耽误一个团队整个项目的进度。


时间是你的工具,沟通渠道与沟通方式亦是你的工具,合理利用及分配你的工具,你就是人生时间管理的艺术大师。分析一下目前身边能接触到的各种沟通工具的利弊,及建议的使用方式,审时度势,物尽其用,一来规避沟通漏斗带来的信息出入,二来提高个人及团队的综合作战效率。


面谈

面谈沟通是效率最高的沟通形式。人们在沟通的时候,文字部分传达的信息不到总量的10%,而语气语调中包含的信息量为30%,更大一部分则在于双方的眼神、表情、肢体语言等。只有在面谈的时候,双方才可以全方位的交流,也是建立双方情感信任最好的方式。这是双方最高效、最充分理解彼此思想,根据对方反馈及时纠正可能的理解错误,从而减少信息误解,提升工作效率。而且面谈的时候,可以察言观色,根据交谈对象的言行举止,哪些话题对方感兴趣,知道哪些话该说,哪些话不该说,哪些话可以点到为止,这里可以充分利用沟通技巧,将你想要传达的目标,用对方能够接受的方式去传递。这也是电话及邮件等其他沟通工具不具备的最大的优势。


飞啊网:作为货代人员,卓越的沟通力与谈判力,都是货代人不可或缺的能力。大家的世界都是宝贵的,面谈开场白一定要简单明了,谈话的时候一定要注意专业性。面谈一定要让对方觉得你是个有资质的、专业的,简单明了突出主题,展示你是做什么的,你的优势亮点航线在哪里,为什么要接受你,你的优势哪里胜过现在合作货代。


电话:介于面谈及邮件沟通之间比较好的折中方式。

电话沟通虽然不能想面谈一样实现全方位的沟通与交流,但是它能实现远程推进事件进展最快的工具,通话过程中可感受对方的语气语调等情感信息,把控沟通交流的节奏,通常几句话,简单、直接、有效,能让对方最短时间的知晓事件进展;根据事件进展交流、沟通意见,对整个事件做微调;督促对方向前推进某个环节,或提醒对方查看某个邮件或者文件,加深对方对该事件的重视程度。


飞啊网:虽然随着时代的发展,有些货代公司已经拥有了自己一套网上订舱的系统。但是,电话沟通仍然是必不可少的沟通方式之一。对空运货物的追踪查询、货物被拉航班、货物到目的港受损坏或不见了、给货代提供的资料不全等等非常急的事件主要是通过电话来联系。有时候一票货物,在整个操作的过程中会出现令人措手不及的事情,这时候电话是最快、最能表达双方意见的有效沟通方式。


邮件

邮件沟通具备不易被对方及第三方打扰,记录事件发展过程,易于转发传播,可追溯性强,可对信息深入思考、接收方与发送方不需要同一时间参与等优点,但表达力有限,并不能及时有效的传达信息。除非双方或多方已经对沟通的信息达到高度一致,否则很容易产生误解。而且从沟通效率的角度来讲,文字沟通本身就是时间杀手,需要严格控制。


飞啊网:在空运货代中,邮件也是非常普遍的方式之一。有些时候打电话会给人一种反感的感觉,若是邮件资料过去,觉得有用的话会找来。比方有些货主发邮件询价、上家发价格表也是发邮件、海关、机场通过邮件发送相关信息、给国外同行发邮件、发开发信等都是货代公司比不可少的工作。


微信

随着移动互联网的普及,碎片化的信息传播模式被大量人群接受,但作为职场人士,我们应该尽量避免这种低效而且容易引起误解的沟通方式。微信最好只作为一种辅助性的沟通手段。


飞啊网:随着微信的普及,它的使用频率是非常高的。但是双方用微信交谈时,因基于是在私人微信上的谈话,谈及业务内容时,若是产生矛盾等不愉快的事件,双方的聊天信息是不能够取证的。更麻烦的是,双方都不承认对方说的事,就会出现越扯越理不清的现象。


QQ

除了文字方式的及时通信外,还具备语音通信、视频通信和文件传输的功能,用它的大文件传输功能,速度快。

飞啊网:在空运货代中,QQ(营销QQ)是最重要的沟通方式,在QQ中可以收到客户的询价、接单等重要信息。


总而言之,世界上所有的各种沟通工具是为了让你便利而生,面谈、电话、邮件、微信、QQ这5项工具各有各的各的优势及作用,巧用各种工具的组合,便能规避“沟通漏斗”,提升沟通效率。效率来自一点一滴的把控,把控自己的行为,把控自己的随性。

----------------------------------------------

为方面查询特价航线、hs编码等空运信息,可关注飞啊网的微信公众号(feiawang),扫描下方二维码即可!

  


上一篇: 下一篇: