外贸员接听和拨打电话的程序

外贸员接听和拨打电话的程序

１ ．注意点

（１）电话铃响两次后 ，取下听筒

电话铃声响 １ 秒 ，停 ２ 秒。 如果过了１０ 秒钟 ，仍无人接电话 ，一般情况下人们就会感到急躁 ：“糟糕 ！ 人不在 。”因此 ，铃响 ３ 次之内 ，应接听电话 。 那么 ，是否铃声一响 ，就应立刻接听 ，而且越快越好呢 ？ 也不是 ，那样反而会让对方感到惊慌 。 较理想的是 ，电话铃响完第二次时 ，取下听筒 。

（２）自报姓名的技巧

如果第一声优美动听 ，会令打电话或接电话的对方感到身心愉快 ，从而放心地讲话 ，故电话中的第一声印象十分重要 ，切莫忽视 。 接电话时 ，第一声应说 ：“你好 。 这是 × × 公司 。”

打电话时则首先要说 ：“我是 × × 公司× × 部门的 × × × 。”双方都应将第一句话的声调 、措词调整到最佳状态 。

（３）轻轻挂断电话

通常是打电话一方先放电话 ，但对于职员来说 ，如果对方是领导或顾客 ，就应让对方先放电话。 待对方说完“再见 ！”后 ，等待 ２ ～ ３ 秒钟才轻轻挂断电话 。

无论通话多么完美得体 ，如果最后毛毛躁躁“咔嚓”一声挂断电话 ，则会功亏一篑 ，令对方很不愉快 。 因此 ，结束通话时 ，应慢慢地 、轻轻地挂断电话 。