货运代理企业业务部门设置与职能简介

尽管每家货运代理（简称“货代”）企业各自的业务活动情况及侧重点会有所不同，但大 多数的货代企业会以业务流程为中心来设置职能部门及岗位。

严格来说市场部和销售部的职能是不同的。在货代企业里，市场部的主要工作是与船公 司或货代同行保持联系，把握市场的行情，通过各种渠道拿到比较好的价格，通常是与船公 司或货代同行签订协议运价（Service Contract）。这种协议运价比公开渠道公布的运价要便宜。不同的货代企业能够拿到的价格也不同，这个价格构成了货代企业提供货代服务时进行报价的一个基础。市场部的主要职位是货代商务，负责跟船公司与同行的沟通和价格申请， 整理形成企业内部使用的报价表，为货代销售提供有竞争力的运价。

货代企业销售部主要的工作是开发客户，也叫揽货，就是在客户那里拿到其国际货物运 输代理的授权。销售部的主要职位是货代销售，主要职责有：了解客户需求及相关市场讯 息，制订销售计划并及时跟进实施；依托公司的货代服务和资源（航线、价格等），寻找目 标客户，了解其需求，进行直客及同行市场揽货，实现销售目标；维护好客户，定期拜访客 户，与客户保持良好沟通，控制风险；对客户资料信息进行归纳和整理。

货代销售根据所面对的客户的不同可以分为直客销售和同行销售：

直客销售面对的客户是生产出口产品或有进口原材料需求的工厂、有进出口产品业务的 中间商、外贸公司等，包括国内的客户和国外的客户。

同行销售，通常是某些货代企业能够从船公司那里拿到比较好的价格，在一些航线上有 优势，甚至是订舱平台，那么这些货代就可以向那些没有这些资源的货代公司进行销售。同 行销售面对的客户主要是一些小的货代公司。

同行销售中还有一种是海外销售，面对的客户是国外的货代企业。有些货代企业会专门 设立海外部来负责该项工作。整个国际货物运输所包含的环节主要有 3 个部分，即出口国国内运输部分、跨国运输部分（通常为海运、空运）和进口国国内运输部分。很少有单独一家 货代企业能够完成从货物出运开始一直到目的地的整个物流过程，通常是负责所在国国内运 输部分加跨国运输部分，或者仅负责所在国国内运输部分。这往往取决于所运输的货物的贸易术语：如在 CIF 贸易术语下，出口商的货代通常会负责出口国国内运输部分加跨国运输部分；而在FOB  贸易术语下，出口商的货代通常仅负责出口国国内运输部分。在FOB  贸易术语下，货物的主运费（跨国运输部分）由进口商承担，但却由出口商实际操作发货。这种情况 的国际物流解决方案通常是：由进口商的货代在出口国寻找一家货代企业作为其代理，处理 货物在装运港订舱、出运等事务，这家货代同时也是出口商的代理，负责出口国国内运输部 分。对于出口商这边的货代企业来说，这票业务来自国外的同行，这种货物也被称作“指定 货”。对于国际货代企业来说，建立起良好稳定的国外代理网络，借助于与同行的合作来完 成整个国际物流过程，能够在激烈的市场竞争中取得比较优势，赢得与更多客户的合作。

对于货代销售来说，客户重复购买的意向强，开发一个稳定的客户，第二次一般都会继 续找合作过的货代出货，要出货的企业会一直出货。但是销售前期开发客户难度较大，行业 竞争激烈，首先要取得客户的信任，一旦取得客户的信任，就会保持长期合作关系。

销售部在与客户签订好相关货代协议或货代委托书后，便把相关的委托资料及业务联系 单（或称为流程单）转到操作部。操作部是履行货代合同各项业务的实体部门，一方面，根 据销售部门与客户达成的委托要求安排一系列操作，如货物装箱、内陆运输安排、报关报检 安排等；另一方面，向承运人（船公司、航空公司）安排订舱、提单核对、运费收支和文件 操作。操作部是整个公司中负责执行货代业务合同的部门，在整个操作过程中需要负责联系、协调本公司与承运人、同行、拖车公司、堆场、报关行等外协单位的关系，合理、及时安排所涉及的每一个操作环节，确保操作顺畅无误。

操作部的主要职位有：货代操作客服、单证操作、操作外勤。

货代操作客服的工作在很多货代企业里的要求是一单到底，这样客户在整个业务处理过 程中接触的工作人员保持稳定，能够使整个货代服务保持连贯性，防止因不同的人接手而产 生口径不一致的问题。货代操作客服的工作内容主要有：与客户洽谈，接受订单以及安排订 舱、运输、货物跟踪、报关、结算等货物运输一单到底工作；与海外代理及客户的日常沟通和协调业务；负责做好客户的服务工作，解答客户有关问题。从客户角度出发，快速有效地为客户解决实际问题；跟踪装运发货动态，维持与船公司、仓库、车队等相关部门良好的关系；进出口货物的信息确认，货物报关和清关事务及相关后续工作；处理、汇报操作中的异常情况等。总的来说，货代操作客服的工作内容比较烦琐，接触的外部人员比较多，因此一定要细心、仔细，货物运输相关的要求经常要来回确认，一定要以书面形式（如电子邮件） 沟通，避免后续纠纷。货代操作在工作时需要跟国外代理联系，尤其是指定货，因此需要有一定的专业英语沟通能力。

单证人员负责联系、协调与本公司发生业务关系的客户，准确、及时地处理与客户往来的单证；快速反馈必要的信息给客户，做好全程跟踪；协助操作处理具体业务操作，合理安 排外勤签发提单及交接其他单据；与操作分工协作，为客户提供优质服务。

外勤人员的责任是按照操作和单证人员的要求，安排货物排载、进场、申报等工作，合 理安排线路，确保各种单据文件的交接安全、顺利、及时。有的货代企业还设置“跑单”这 一职位，其工作内容主要是将给客户的提单、发票、核销单等单证送给在本地区的货代或者 外贸的客户，收取支票或者现金等，或者到船公司去领提单、付款等。